Como automatizar o lançamento de faturas no Primavera

O Primavera BSS é o ERP mais utilizado em empresas portuguesas — tanto na versão Cloud (V10) como na versão desktop. O processo de lançamento manual de faturas de compra é idêntico em ambas as versões: alguém abre a fatura, lê os dados, e introduz-os no Primavera campo a campo. É mecânico, repetitivo e propenso a erros de transcrição.

A automação deste processo é um dos casos de uso mais diretos de RPA em contexto português — e um dos mais impactantes.

O problema com o lançamento manual

Uma fatura de compra típica exige introduzir: fornecedor (ou NIF para pesquisa), número de fatura, data, linhas de artigo com quantidade e preço unitário, taxas de IVA por linha, e conta contabilística. São frequentemente 10 a 20 campos por fatura.

Com 100 faturas por mês a 8 minutos cada, o total é 13 horas mensais de trabalho puramente mecânico — sem valor acrescentado, mas crítico para a contabilidade estar correta. É também uma fonte consistente de erros: NIF mal copiado, valor com vírgula trocada, conta contabilística errada por distração.

Como a automação funciona: o fluxo completo

Passo 1 — Receção da fatura

O robot monitoriza uma caixa de email (via Microsoft Graph API, para acesso estável sem interface gráfica), uma pasta partilhada no servidor ou SharePoint, ou um portal de fornecedores. Cada novo ficheiro em PDF ou imagem despoleta o processo.

Passo 2 — Extração de dados

Existem dois métodos, e a escolha depende da fatura:

• QR code ATCUD — a melhor opção quando disponível. Desde 2023, as faturas portuguesas têm obrigatoriamente um QR code com os dados estruturados da fatura. O robot lê o QR code e extrai NIF do emitente, número de documento, data, base tributável, IVA e total — com precisão de 100%, sem OCR.
• OCR — quando o QR code não está presente (faturas antigas, fornecedores estrangeiros, documentos digitalizados). O robot usa reconhecimento ótico de caracteres para extrair texto do PDF e identifica os campos relevantes com base na estrutura do documento.

Passo 3 — Validação

Antes de qualquer lançamento, o robot valida: o NIF do fornecedor existe no cadastro do Primavera; a fatura não foi já lançada (verificação de duplicados por número de documento e NIF); os valores internos são coerentes (base + IVA = total). Qualquer falha nesta validação coloca a fatura numa fila de exceção para revisão humana.

Passo 4 — Lançamento no Primavera

Aqui, o método varia conforme a versão do Primavera:

• Primavera Cloud (V10) — integração via API REST. O robot cria o documento de compra diretamente via chamadas à API, sem abrir a interface gráfica. É o método mais robusto e recomendado.
• Primavera desktop (versões anteriores) — integração via SDK COM ou automação de interface. O robot abre o Primavera desktop, navega até ao módulo de Compras e preenche os campos programaticamente. Mais frágil que a API, mas funcional.

Em ambos os casos, o resultado é um documento de compra criado no Primavera com todos os campos preenchidos corretamente, incluindo a imputação à conta contabilística correta com base nas regras definidas (por fornecedor, tipo de artigo ou natureza da despesa).

Passo 5 — Arquivo e confirmação

O PDF original é arquivado numa estrutura de pastas organizada (por fornecedor e mês) e o robot regista a fatura como processada para evitar reprocessamento. A equipa recebe um relatório diário com o que foi processado e o que ficou em exceção.

Resultados típicos

Com este processo implementado, uma empresa que processava 150 faturas por mês em 20 horas de trabalho manual passa a fazê-lo em menos de 1 hora — o tempo de revisão das exceções. A taxa de erro de transcrição desce a zero. O tempo médio de processamento por fatura passa de minutos para segundos.

E o PHC, Sage ou Artsoft?

O mesmo processo aplica-se a outros ERPs comuns em Portugal. O PHC tem integração via base de dados ou automação de interface. O Sage suporta API em versões mais recentes. O Artsoft é frequentemente automatizado por UI automation. A lógica do fluxo é idêntica — o que muda é o método de integração com o ERP específico.