Quando as empresas pensam em automação, tendem a pensar em projetos grandes, caros e demorados. A realidade é que os processos com maior impacto imediato são frequentemente os mais simples — aqueles que qualquer empresa faz todos os dias, sem pensar muito neles, e que consomem horas de trabalho que poderiam ser usadas noutras coisas.
Aqui estão os cinco processos que mais frequentemente automatizamos em empresas portuguesas, com o impacto típico que observamos.
1. Processamento de faturas de fornecedores
Quem faz isto: toda a empresa que compra algo e regista essas compras num ERP.
O que acontece hoje: alguém recebe a fatura por email (ou em papel, após digitalização), abre o ERP (Primavera, PHC, Sage, Artsoft), cria um documento de compra e preenche campo a campo: fornecedor, número de fatura, data, artigos, quantidades, preços, IVA. Guarda. Repete para a próxima.
O que o robot faz: monitoriza a caixa de email, deteta novas faturas, extrai os dados (via QR code ATCUD nas faturas portuguesas, ou via OCR), valida o fornecedor e os valores, e lança o documento no ERP automaticamente. Faturas com anomalias vão para revisão humana; as restantes são processadas sem intervenção.
Impacto típico: 8 a 15 minutos por fatura reduzidos a menos de 30 segundos. Numa empresa com 100 faturas mensais, isso representa entre 10 e 20 horas libertadas por mês.
2. Reconciliação bancária
Quem faz isto: toda a empresa com uma conta bancária e um ERP ou software de contabilidade.
O que acontece hoje: no fim do mês (ou da semana), alguém descarrega o extrato bancário, abre o ERP, exporta os movimentos da conta, coloca os dois ficheiros lado a lado no Excel e compara linha a linha. Quando encontra diferenças, anota. No final, arquiva o resultado.
O que o robot faz: descarrega automaticamente o extrato do portal do banco (BPI, CGD, Millennium, Santander, NovoBanco, entre outros), extrai os movimentos do ERP, cruza os dois conjuntos de dados segundo regras configuráveis, identifica diferenças e produz o relatório de reconciliação. Tudo em menos de 20 minutos, em vez de 3 a 5 horas.
Impacto típico: 3 a 6 horas mensais de trabalho reduzidas a 20 minutos de revisão das diferenças identificadas automaticamente.
3. Obrigações fiscais periódicas
Quem faz isto: todas as empresas com obrigações declarativas em Portugal — o que inclui praticamente todas.
O que acontece hoje: alguém (internamente ou no escritório de contabilidade) calcula os valores, entra no Portal das Finanças com as credenciais da empresa, navega até ao formulário correto, preenche e submete. Depois descarrega o comprovativo e arquiva. Repete para cada declaração e cada entidade.
O que o robot faz: recebe os valores calculados (do ERP ou manualmente fornecidos), entra no portal com as credenciais armazenadas de forma segura, preenche e submete o formulário, descarrega o comprovativo e arquiva. Para escritórios de contabilidade, executa o mesmo processo para todos os clientes cadastrados de forma sequencial.
Impacto típico: 10 a 15 minutos por declaração por entidade. Para um escritório com 30 clientes em regime mensal de IVA, são 5 a 7,5 horas mensais apenas nesta tarefa.
4. Relatórios periódicos de gestão
Quem faz isto: toda a empresa onde alguém produz relatórios regulares para a gestão ou para clientes.
O que acontece hoje: alguém entra no ERP, exporta os dados necessários, abre o Excel, organiza e formata, calcula os indicadores, copia para o template do relatório, gera o PDF e envia por email. Todas as semanas ou todos os meses, o mesmo processo.
O que o robot faz: extrai os dados do ERP automaticamente, preenche o template do relatório com os valores atualizados, gera o ficheiro final e envia por email para os destinatários configurados. À segunda de manhã, o relatório semanal já está na caixa de entrada da gestão — sem que ninguém o tenha produzido manualmente.
Impacto típico: 1 a 3 horas por relatório eliminadas. Para empresas com múltiplos relatórios ou relatórios para vários destinatários, o impacto multiplica-se.
5. Sincronização de dados entre sistemas
Quem faz isto: qualquer empresa que usa mais do que um sistema de software que não comunicam entre si.
O que acontece hoje: alguém exporta dados de um sistema (plataforma de e-commerce, CRM, sistema de ponto de venda, ERP de filial) e importa para outro (ERP central, sistema de contabilidade, base de dados central). Frequentemente via Excel como intermediário, com reformatação manual pelo caminho.
O que o robot faz: extrai dados do sistema de origem, transforma no formato necessário para o sistema de destino, e importa — automaticamente, à frequência definida. Erros de importação são registados e reportados para revisão.
Impacto típico: variável consoante o volume e frequência, mas frequentemente representa entre 2 e 10 horas semanais de trabalho manual eliminadas, mais a eliminação de erros de transcrição.
Estes cinco processos partilham uma característica comum: são feitos por pessoas competentes que merecem trabalhar em tarefas mais interessantes. A automação não substitui essas pessoas — liberta-as.
Como saber qual começar?
A decisão sobre qual processo automatizar primeiro deve basear-se numa avaliação simples de impacto e esforço. As perguntas a fazer:
- Quantas horas por mês consome este processo, na totalidade da equipa?
- Qual é o custo de um erro neste processo (financeiro, de compliance, de reputação)?
- Qual é a frustração da equipa com este processo? (Um processo que todos detestam tem impacto de moral além do impacto em tempo.)
- Quão estruturado é o processo — segue sempre as mesmas regras?
O processo com a melhor combinação de alto impacto e alta estrutura é o ponto de partida certo. Na maioria das empresas portuguesas, é o processamento de faturas de fornecedores ou a reconciliação bancária.
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