Automação de processamento de faturas

O problema que resolve

Receber uma fatura de fornecedor e lançá-la manualmente no ERP — seja Primavera, PHC, Sage ou Artsoft — demora entre 5 e 15 minutos por fatura. Para uma empresa que recebe 100 faturas por mês, estamos a falar de 8 a 25 horas mensais de trabalho puramente mecânico, propenso a erros de transcrição e sem qualquer valor acrescentado.

O problema agrava-se em fechos de mês, quando o volume de faturas sobe e a equipa está simultaneamente sob maior pressão. Erros de lançamento nessa altura têm impacto direto na contabilidade e no reporting.

Como funciona a automação

O robot monitoriza uma caixa de email (ou um portal de fornecedores, ou uma pasta partilhada) e processa cada fatura à medida que chega. O fluxo é sempre o mesmo:

• Leitura da fatura — PDF, imagem ou documento Word. O robot usa OCR para extrair texto e, quando disponível, lê o QR code ATCUD da fatura portuguesa para dados já estruturados.
• Extração de dados — fornecedor, NIF, número de fatura, data, linhas de artigo, valores, taxas de IVA. Com o ATCUD, os dados chegam diretamente da AT sem necessidade de OCR.
• Validação — o NIF é cruzado com a base de dados de fornecedores no ERP; a fatura é verificada contra duplicados; os valores são conferidos internamente.
• Lançamento no ERP — a fatura é criada no Primavera, PHC, Sage ou Artsoft com todos os campos preenchidos, incluindo a conta contabilística correta com base nas regras definidas.
• Arquivo e notificação — a fatura original é arquivada e a equipa recebe notificação de confirmação ou alerta em caso de exceção.

Compatibilidade com ERPs portugueses

A FlowBit tem experiência específica de integração com os ERPs mais utilizados em Portugal:

• Primavera BSS — integração via API REST (versão Cloud/V10) ou via SDK COM (versão desktop). Suporte para lançamentos de compras, artigos e movimentos contabilísticos.
• PHC Software — integração via base de dados ou automação de interface. Suporte para módulos de Compras e Contabilidade.
• Sage — integração via API ou automação de interface. Compatível com Sage 50 e Sage XRT.
• Artsoft — integração via base de dados ou automação de interface. Frequentemente utilizado em retalho e distribuição.

O que se poupa na prática

Com 100 faturas por mês e uma média de 8 minutos por fatura, a automação liberta aproximadamente 13 horas mensais de trabalho manual. Para uma equipa de 3 pessoas, isso representa 4 horas por pessoa — tempo que passa a ser dedicado a trabalho de análise, relacionamento com fornecedores ou outras tarefas de maior valor.

Adicionalmente, a taxa de erro de transcrição cai para zero: o robot não se engana a copiar um NIF, não troca um dígito num valor, não lança numa conta errada por distração ao final do dia.

Tratamento de exceções

Nem todas as faturas são processáveis automaticamente — formatações não standard, PDFs protegidos, fornecedores não cadastrados. O robot identifica estas situações e coloca-as numa fila de exceção para revisão humana, com indicação do motivo. A equipa trata apenas os casos que realmente precisam de atenção.