Relatórios e reporting automático

O problema do reporting manual

Na maioria das empresas, produzir um relatório de gestão envolve: entrar no ERP ou software de contabilidade, exportar dados, abrir o Excel, formatar, calcular indicadores, copiar para um template, gerar o PDF e enviar por email. Repetido semanalmente ou mensalmente, este processo consome horas que poderiam ser dedicadas à análise dos dados — não à sua compilação.

O problema agrava-se quando o relatório consolida dados de múltiplas fontes (vários hotéis, várias entidades jurídicas, vários sistemas) ou quando há vários relatórios com destinatários diferentes.

O que o robot faz

• Extração de dados — acesso direto ao ERP (Primavera, PHC, Sage) ou a outros sistemas (Excel, bases de dados, portais web) para recolher os dados necessários.
• Consolidação — quando os dados vêm de múltiplas fontes ou entidades, o robot agrega e calcula totais, variações e indicadores conforme definido.
• Preenchimento do template — os dados são inseridos no template do relatório (Excel, Word ou PDF) com a formatação correcta.
• Geração e distribuição — o relatório final é gerado e enviado por email para os destinatários configurados, com o assunto e corpo do email corretos.
• Arquivo — cópia arquivada numa pasta partilhada ou SharePoint, com nome de ficheiro estruturado e data.

Tipos de relatórios mais comuns

Qualquer relatório que hoje é produzido manualmente pode ser automatizado, desde que os dados existam num sistema acessível. Os mais frequentes:

• Balancete mensal por centro de custo ou unidade de negócio
• Mapa de tesouraria e previsão de cash-flow
• Relatório de vendas por produto, cliente ou canal
• KPIs operacionais (ocupação, faturação, margens) para grupos hoteleiros
• Relatório de contas a receber e a pagar (aging)
• Dashboard semanal de gestão consolidado
• Relatórios para clientes de escritórios de contabilidade

Consolidação multi-entidade

Para grupos com múltiplas empresas ou unidades, a consolidação manual é frequentemente o gargalo mais crítico do reporting. O robot executa o mesmo processo de extração para cada entidade e consolida os resultados segundo as regras de eliminação de operações intragrupo definidas — entregando um relatório consolidado que anteriormente requeria horas de trabalho.