Reconciliação bancária automática

O que é a reconciliação bancária e por que é um candidato ideal à automação

A reconciliação bancária é o processo de verificar que os movimentos registados no ERP ou software de contabilidade correspondem aos movimentos reais do extrato bancário. É um processo crítico — detecta pagamentos em falta, cobranças duplicadas e erros de lançamento — mas é também completamente mecânico: descarregar o extrato, comparar linha a linha com os registos, assinalar diferenças, registar o resultado.

É exatamente o tipo de trabalho que não devia precisar de uma pessoa. As regras são sempre as mesmas, o volume é previsível, e qualquer erro humano no processo introduz precisamente o tipo de imprecisão que a reconciliação existe para evitar.

Como funciona a automação

O robot executa automaticamente, à frequência definida — diária, semanal ou mensal:

• Download do extrato bancário — acesso ao portal do banco (BPI, CGD, Millennium, Santander, NovoBanco, entre outros) ou receção por email em formato OFX, CSV ou PDF. O robot autentica-se com as credenciais armazenadas em cofre seguro.
• Extração dos movimentos — data, descrição, montante e referência de cada movimento do extrato são extraídos e normalizados.
• Cruzamento com o ERP — os movimentos do extrato são comparados com os registos do Primavera, PHC, Sage ou outro sistema, usando regras de correspondência configuráveis (por referência, valor, data ou combinação).
• Identificação de diferenças — movimentos sem correspondência em qualquer dos lados são marcados como divergências. O robot classifica automaticamente as causas mais comuns: timing (movimento registado noutro período), valor ligeiramente diferente, movimentos bancários sem lançamento.
• Relatório de reconciliação — um relatório estruturado é gerado e enviado para a equipa, com os movimentos conciliados, as divergências identificadas e o saldo final de reconciliação.

Integração com bancos portugueses

A FlowBit tem experiência de integração com os principais bancos a operar em Portugal. O método de extração varia conforme o banco disponibiliza:

• Portais de homebanking (automação de interface): BPI, CGD, Millennium BCP, Santander, NovoBanco, Montepio
• Exportação de ficheiros OFX/CSV: disponível na maioria dos portais de banca empresarial
• APIs bancárias PSD2 (Open Banking): onde disponíveis, permitem integração direta sem automação de interface

Gestão de múltiplas contas e entidades

Para empresas com várias contas bancárias ou múltiplas entidades jurídicas, o robot processa cada combinação conta/entidade de forma independente e consolida os resultados num único relatório, com detalhe por conta e resumo global. Particularmente útil em grupos empresariais ou cadeias de hotéis onde a tesouraria é centralizada mas as contas são separadas.