O PHC Software — nas suas versões CS, GO e Enterprise — é um dos sistemas de gestão mais adotados por PMEs e escritórios de contabilidade em Portugal. Tem módulos sólidos de Faturação, Contabilidade, Recursos Humanos e Gestão Comercial. O que não tem, como qualquer ERP, é a capacidade de se operar a si próprio. Alguém tem de introduzir os dados, executar os processos e produzir os relatórios.
É aqui que o RPA entra — não para substituir o PHC, mas para operar o PHC automaticamente nos processos repetitivos que hoje consomem tempo da equipa.
Como o robot interage com o PHC
Existem dois métodos principais de automação sobre o PHC, e a escolha depende da versão e configuração:
- Automação de base de dados — o PHC armazena os dados numa base de dados SQL Server (na maioria das instalações). O robot pode ler e escrever diretamente nessa base de dados, desde que tenha as credenciais adequadas e conheça a estrutura das tabelas. É o método mais rápido e robusto para operações em volume.
- Automação de interface gráfica — o robot abre o PHC desktop, navega pelos menus, preenche campos e guarda registos, exatamente como um utilizador humano. Não requer acesso à base de dados e funciona em qualquer configuração, mas é mais sensível a alterações de interface entre versões.
Para a maioria dos processos de lançamento de documentos (faturas de compra, notas de crédito, recibos), a automação de interface é suficiente e mais fácil de manter. Para extração de dados em volume (relatórios, reconciliações), o acesso direto à base de dados é preferível.
Processos do PHC com maior impacto de automação
Lançamento de faturas de compra
O fluxo é idêntico ao descrito para o Primavera: o robot recebe a fatura por email, extrai os dados (via QR code ATCUD ou OCR), valida o fornecedor no cadastro do PHC, e cria o documento de compra com todos os campos preenchidos. O processo de validação e aprovação pode igualmente ser automatizado, com notificação por email ao aprovador e lançamento definitivo após confirmação.
Reconciliação bancária
O PHC tem um módulo de Tesouraria que regista os movimentos de caixa e banco. O robot extrai esses movimentos, descarrega o extrato bancário e executa a reconciliação automaticamente, produzindo o relatório de diferenças e registando a reconciliação no PHC.
Faturação recorrente e serviços
Empresas com faturação periódica — prestadores de serviços, contratos de manutenção, rendas — frequentemente emitem as mesmas faturas mês após mês com ligeiras variações. O robot lê a lista de contratos ativos, gera os documentos no PHC com os valores atualizados e envia-os por email para os clientes.
Exportação e distribuição de relatórios
O PHC tem capacidades de reporting, mas a extração, formatação e distribuição dos relatórios continua a ser manual na maioria das empresas. O robot executa os relatórios definidos, exporta para Excel ou PDF, e envia para os destinatários configurados — automaticamente, à frequência definida.
Importação de dados de fontes externas
Muitas empresas recebem dados de fontes externas — ficheiros de vendas de plataformas de e-commerce, exportações de sistemas de ponto de venda, ficheiros de bancos — que precisam de ser importados para o PHC. O robot faz esta importação automaticamente, com validação e tratamento de erros, eliminando o trabalho de importação manual e a duplicação de introdução de dados.
Compatibilidade por versão do PHC
A FlowBit tem experiência com as principais versões do PHC em produção:
- PHC CS — versão mais comum em PMEs. Automação via interface gráfica e acesso a base de dados SQL Server.
- PHC GO — versão cloud/SaaS. Automação via interface web e API quando disponível.
- PHC Enterprise — versão para empresas maiores. Mais opções de integração via base de dados e módulos específicos.
A automação no PHC não requer qualquer alteração ao sistema nem licenças adicionais do PHC. O robot opera por cima da instalação existente, tal como um utilizador adicional.
Por onde começar no PHC
A recomendação é sempre começar pelo processo com maior volume e menor variabilidade — tipicamente o lançamento de faturas de compra ou a geração de relatórios periódicos. Um protótipo de 30 dias implementa um destes processos na instalação real do PHC da empresa, permitindo medir o impacto antes de qualquer decisão de continuidade.
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